Welke documenten heb ik nodig als een werknemer 18 jaar wordt?
Als een werknemer 18 jaar wordt, verandert er voor de werkgever meestal geen papierwerk dat u actief hoeft te verzamelen, maar wel iets dat u moet controleren: de loonstaffel. De documenten die hierbij een rol kunnen spelen zijn een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier, eventueel een nieuw loonheffingenformulier, een eventuele aanpassing van de arbeidsovereenkomst als het loon daarin gekoppeld was aan een jeugdschaal, en soms een wijziging in de pensioenaanmelding.
Het detail dat bij dit moment het meest over het hoofd wordt gezien, is dat het wettelijk minimumjeugdloon wordt losgelaten op de dag van de verjaardag zelf, niet aan het begin van een loonperiode. Voor werkgevers die met een leeftijdsstaffel werken, betekent dit dat het loon van die werknemer op een ander moment kan wijzigen dan bij de rest van de loonadministratie gebruikelijk is.
Waarom de leeftijd van 18 jaar apart aandacht vraagt
Het wettelijk minimumloon in Nederland kent verschillende bedragen voor werknemers onder de 21 jaar. Vanaf 18 jaar geldt een andere staffel dan bij 17 jaar, en die verandering gaat in vanaf de eerste dag dat de werknemer 18 is. Dat is een ander moment dan bijvoorbeeld het begin van de maand of de vierwekenperiode waarin de loonadministratie meestal wordt bijgewerkt. Voor de precieze bedragen en de actuele staffel verwijst nabestaandenia.nl naar de officiële bronnen van de Rijksoverheid; wij noemen hier bewust geen bedragen, omdat die jaarlijks wijzigen.
Naast het loon zelf kan de leeftijd van 18 jaar ook gevolgen hebben voor andere afspraken die aan de leeftijd van de werknemer gekoppeld zijn, zoals een jeugdvakantietoeslag of een aparte cao-schaal voor minderjarigen. Het is aan te raden om in de eigen arbeidsvoorwaardenregeling of cao na te gaan welke bepalingen aan leeftijd zijn gekoppeld.
Het loonheffingenformulier en de identiteitscontrole
Bij indiensttreding heeft iedere werkgever een kopie van een geldig identiteitsbewijs en een ingevuld loonheffingenformulier (de "opgaaf gegevens voor de loonheffingen") in het personeelsdossier. Bij het bereiken van de 18-jarige leeftijd hoeft dit formulier niet automatisch opnieuw ingevuld te worden. Een nieuw formulier is wel nodig als de werknemer iets wijzigt, bijvoorbeeld het al dan niet laten toepassen van de loonheffingskorting, of als er een tweede dienstverband bijkomt.
Wel is het verstandig om op dit moment te controleren of het identiteitsbewijs dat in het dossier ligt nog geldig is. Jongeren van 18 jaar hebben vaak nog het identiteitsbewijs dat op jongere leeftijd is aangevraagd, en de geldigheidsduur daarvan loopt soms af rond deze leeftijd. Bij twijfel over wat er precies gecontroleerd moet worden, kan de kennisbank per levensmoment doornemen een goed startpunt zijn.
De arbeidsovereenkomst en eerdere toestemming van een ouder of voogd
Bij een arbeidsovereenkomst die is afgesloten toen de werknemer nog minderjarig was, is het mogelijk dat destijds instemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger nodig was, afhankelijk van de aard van de overeenkomst en de leeftijd op dat moment. Zodra de werknemer 18 wordt, is die instemming niet langer relevant voor toekomstige afspraken; de werknemer kan vanaf dat moment zelfstandig rechtshandelingen verrichten, zoals het tekenen van een addendum op de arbeidsovereenkomst.
Als het loon in de arbeidsovereenkomst letterlijk verwees naar een jeugdschaal of een minderjarigentarief, is het gebruikelijk om dit vast te leggen in een kort addendum of een aangepaste loonstrook, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over vanaf welke datum het nieuwe loon geldt.
Pensioenregeling en andere secundaire voorwaarden
Niet elke pensioenregeling begint bij 18 jaar; sommige regelingen kennen een instapleeftijd van 21 jaar, andere beginnen eerder. Of er iets moet gebeuren, hangt af van de pensioenregeling die bij het bedrijf hoort. Datzelfde geldt voor eventuele collectieve verzekeringen, zoals een aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekering, waarbij de voorwaarden soms verschillen tussen werknemers onder en boven de 18 jaar. Voor de exacte voorwaarden is de pensioenuitvoerder of verzekeraar de aangewezen partij om te raadplegen.
Wat u met deze documenten doet
De documenten die bij dit moment horen, zijn dus vooral een controle van bestaande stukken (identiteitsbewijs, arbeidsovereenkomst) en soms een aanvulling (addendum, gewijzigd loonheffingenformulier, aangepaste pensioenaanmelding). Er is geen instantie die apart bericht moet krijgen omdat een werknemer 18 wordt; het gaat om de eigen administratie die aansluit bij de wettelijke staffel.
Wie wil zien welke stappen bij dit moment en bij andere personeelsmomenten horen, kan in een paar vragen een overzicht op maat opvragen. Nabestaandenia.nl geeft daarbij geen juridisch of fiscaal advies over de individuele situatie; voor een concrete beoordeling van een arbeidsovereenkomst of cao-bepaling blijft een jurist of de eigen cao-tafel de aangewezen weg.
Meer weten over hoe de informatie op dit platform tot stand komt en waar de gegevens vandaan komen? Dat staat toegelicht op de pagina over de werkwijze. Wilt u eerst zien wat een uitgewerkt regelplan kost voordat u verdergaat, dan vindt u dat overzicht op de prijzenpagina.
Heeft u geen tijd om dit allemaal zelf uit te zoeken, dan is de gratis quick-scan op nabestaandenia.nl een manier om in een paar minuten te zien welke stappen voor uw situatie gelden, zonder dat daar een account voor nodig is.