Als een werknemer overlijdt, verandert er voor de werkgever meer dan alleen het opzeggen van het dienstverband. Als de werknemer ziek was en een Ziektewet-uitkering ontving, of als er sprake was van loondoorbetaling tijdens ziekte waarbij het UWV een rol speelde, moet het UWV weten dat het dienstverband door overlijden is beëindigd. Blijft die melding uit, dan loopt de administratie van het UWV in eerste instantie door op basis van de gegevens die al bekend zijn.
Het directe gevolg is dat er mogelijk te veel wordt uitgekeerd of doorbetaald, terwijl er intussen geen werknemer meer is om dat aan uit te betalen of te verantwoorden. Dat bedrag moet op een later moment worden teruggevorderd of rechtgetrokken, wat de eindafrekening van het dienstverband vertraagt en meer administratieve stappen met zich meebrengt dan wanneer de melding meteen was gedaan.
Wat het UWV normaal gesproken al weet, en wat niet
Via de loonaangifteketen ontvangt het UWV periodiek gegevens over dienstverbanden, salaris en verzuim. Dat betekent dat een deel van de informatie over een beëindigd dienstverband op een gegeven moment vanzelf bij het UWV terechtkomt, via de gewone loonaangifte die de werkgever al doet. Maar dat gaat met de gebruikelijke aangiftetermijnen van de loonadministratie, niet met de snelheid die nodig is als er op dat moment nog een uitkering loopt.
Juist bij een lopende Ziektewet-uitkering of een andere UWV-betaling is een directe melding van belang, omdat die uitkering per betaalperiode wordt vastgesteld en uitgekeerd. De reguliere loonaangifte corrigeert dat niet vanzelf op tijd. Voor de precieze manier waarop een dienstverband bij overlijden gemeld moet worden, en welke formulieren daarbij horen, is de informatie van het UWV zelf de eerste plek om te raadplegen; wij geven daarover geen juridisch advies.
Gevolgen als de melding achterwege blijft
De risico's die met een gemiste of late melding samenhangen, zijn vooral administratief en financieel van aard, niet strafrechtelijk. Denkbare gevolgen zijn een teruggevorderd bedrag bij een te lang doorlopende uitkering, een langere doorlooptijd voordat het dienstverband definitief is afgewikkeld, en extra correspondentie tussen werkgever, UWV en de nabestaanden van de werknemer over wat er nog verrekend moet worden.
Ook de eindafrekening van het loon kan hierdoor vertragen. Nabestaanden hebben in de regel recht op een aantal zaken rond het loon van de overleden werknemer, en een onduidelijke of onvolledige melding aan het UWV kan die afwikkeling nodeloos ingewikkeld maken op een moment dat de nabestaanden al met veel andere instanties te maken hebben. de stappen rond een overlijden overzichtelijk naast elkaar zien geeft een beeld van welke instanties in zo'n situatie een rol spelen, ook los van de werkgever.
Wat een werkgever wel zelf kan doen
Een groot deel van de melding is administratief werk: het dienstverband correct beëindigen in de loonadministratie, en bij een lopende UWV-uitkering of -vergoeding een aparte melding doen zodra de datum van overlijden bekend is. Dat laatste hoeft niet te wachten op de eerstvolgende reguliere loonaangifte.
Omdat de precieze regels verschillen per situatie, bijvoorbeeld of er sprake was van een Ziektewet-uitkering, een WIA-traject of gewone loondoorbetaling, is het verstandig om bij twijfel de salarisadministratie, een adviseur of het UWV zelf te raadplegen. Wij beschrijven op nabestaandenia.nl wat er in algemene zin moet gebeuren en welke termijnen daarbij spelen, maar wij geven geen advies over één specifieke situatie en treden nooit namens een werkgever of nabestaande op.
Wie wil zien welke stappen in een concreet geval van toepassing zijn, kan in een paar vragen een overzicht van de eigen situatie opvragen. Dat overzicht maakt onderscheid tussen wat automatisch gebeurt, zoals de doorstroom via de loonaangifteketen, en wat een werkgever of nabestaande zelf moet melden.
Waar de twijfel vaak zit
De meeste vragen die bij dit onderwerp opkomen, gaan over de vraag of iets al automatisch is geregeld of niet. Dat is ook precies waar het misgaat: mensen gaan ervan uit dat een instantie het al weet, terwijl dat alleen via de reguliere, langzamere kanalen het geval is. Een overzicht van welke meldingen vanzelf gaan en welke niet, staat in de veelgestelde vragen over meldingen bij overlijden.
Meer uitleg over hoe wij aan deze informatie komen en waar de gegevens vandaan komen, staat op de pagina waar onze informatie op is gebaseerd.
Wilt u weten welke stappen in uw situatie als werkgever gelden na het overlijden van een werknemer? Doe de gratis quick-scan of bekijk de onderwerpen in de kennisbank; dat kost een halfuur en geeft meteen een overzicht van wat er speelt.