Kan ik zelf alle instanties informeren na een overlijden?
Ja, u kunt dit zelf doen. Er is geen wettelijke verplichting om het informeren van instanties na een overlijden aan een derde over te laten. Een deel van de instanties krijgt automatisch bericht, omdat zij zijn aangesloten op de Basisregistratie Personen. Een ander deel moet u zelf aanschrijven, met een kopie van de overlijdensakte of een ander bewijsstuk.
De vraag is dus niet zozeer of u het zelf kunt doen, maar hoeveel tijd en overzicht het kost om te achterhalen welke instanties dat zijn, in welke volgorde, en met welke bijlagen. Dat verschilt per situatie: een huurwoning, een onderneming, een lopende hypotheek of kinderen onder de achttien maken de lijst langer.
Welke instanties krijgen vanzelf bericht
De gemeente verwerkt het overlijden in de Basisregistratie Personen zodra de overlijdensakte is opgemaakt, meestal door de uitvaartondernemer of een nabestaande. Instanties die op deze registratie zijn aangesloten, zoals de Sociale Verzekeringsbank voor de AOW en de Belastingdienst voor de inkomstenbelasting, krijgen die informatie automatisch door. U hoeft deze instanties in principe niet zelf aan te schrijven.
Dit betekent niet dat er bij deze instanties nooit iets van u wordt gevraagd. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld nog een aangifte erfbelasting verwachten, en dat gaat via een apart traject met een eigen termijn.
Welke instanties moet u zelf informeren
Een groot deel van de partijen waarmee de overledene een relatie had, is niet aangesloten op de Basisregistratie Personen. Denk aan de bank, de verzekeraar, de werkgever of het pensioenfonds, de verhuurder, energieleverancier, abonnementen en verenigingen. Deze partijen komen pas in beweging als u ze zelf een bericht stuurt, meestal met een kopie van de overlijdensakte of een verklaring van erfrecht.
De uitdaging zit niet in de brief zelf, die is vaak kort, maar in het compleet krijgen van de lijst. Mist u een instantie, dan loopt bijvoorbeeld een abonnement door of blijft een polis actief terwijl dat niet meer nodig is. Wie hier overzicht in wil, kan in een paar vragen zien welke instanties in zijn situatie van toepassing zijn.
Wat zelf doen in de praktijk inhoudt
Zelf regelen betekent dat u de brieven zelf opstelt of invult, ondertekent en verstuurt. U blijft daarmee volledig in beeld bij elke instantie; er treedt niemand namens u op. Dat is voor sommige nabestaanden juist prettig, omdat zij zelf willen weten wat er verstuurd is en aan wie.
Het kost wel tijd om per instantie op te zoeken welk adres, welk formulier en welke bijlage nodig is. Sommige verzekeraars vragen bijvoorbeeld een polisnummer, andere alleen een kopie van de akte. Een overzicht per instantie, met de bijbehorende verzendinstructie, scheelt vooral uitzoekwerk, niet het ondertekenen of versturen zelf. Dat blijft bij u.
Waar de grens ligt
Zelf regelen werkt voor het informeren van instanties: het opstellen en versturen van een bericht is geen juridische handeling. Dat verandert zodra er een keuze gemaakt moet worden met gevolgen, zoals het aanvaarden of verwerpen van een erfenis, de verdeling van een nalatenschap, of een geschil met een instantie dat niet met een brief wordt opgelost. Voor dat soort vragen is een notaris of jurist de aangewezen partij, en verwijzen wij daar ook naar door.
Het is ook goed om te weten dat sommige instanties een eigen termijn hanteren waarbinnen u moet reageren, bijvoorbeeld voor het overzetten van een tenaamstelling of het stopzetten van een toeslag. Deze termijnen staan los van elkaar; er is geen centrale wettelijke deadline die voor alle instanties tegelijk geldt. Wie wil weten welke termijnen in zijn situatie spelen, vindt een overzicht per onderwerp in de kennisbank met de belangrijkste stappen per situatie.
Wat nabestaandenia.nl hierin doet en niet doet
Nabestaandenia.nl stelt op basis van uw antwoorden een overzicht op van instanties die bericht moeten krijgen, met de verzendinstructie erbij. U ondertekent en verstuurt de brieven zelf; wij treden niet namens u op en doen niets notarieels. Hoe dat overzicht tot stand komt en waar de informatie vandaan komt, staat toegelicht op de pagina hoe het werkt. De kosten voor het volledige brievenpakket staan vermeld op de pagina met prijzen.
Wilt u eerst zien welke instanties in uw situatie van toepassing zijn, zonder verplichtingen? De gratis quick-scan geeft daar in een paar minuten een indicatie van, en de kennisbank beschrijft de onderwerpen die daarbij horen.